Diese 8 DSGVO-Fehler sind immer noch Alltag
Die DSGVO-Falle: 8 Alltagsfehler, die Sie sofort abstellen müssen
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit ihrer Einführung im Jahr 2018 ein ständiger Begleiter für Unternehmen und Organisationen weltweit. Doch trotz jahrelanger Bemühungen, die komplexen Regeln zu verstehen und umzusetzen, schleichen sich immer wieder Fehler ein. Diese kleinen Nachlässigkeiten können nicht nur zu empfindlichen Bußgeldern führen, sondern auch das Vertrauen Ihrer Kunden nachhaltig beschädigen. Von der unbedachten Weitergabe von Daten bis hin zur mangelnden Transparenz – die Fallstricke sind vielfältig und oft subtil. In diesem Artikel decken wir die acht häufigsten DSGVO-Fehler auf, die uns immer noch im digitalen Alltag begegnen, und geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie diese vermeiden können. Schnallen Sie sich an, denn es wird informativ und, seien wir ehrlich, auch ein wenig erschreckend, wie oft wir diesen Fehlern begegnen.
Gerade im dynamischen Umfeld der digitalen Welt, wo Softwareentwickler täglich neue Apps und Webanwendungen kreieren, ist es eine ständige Herausforderung, datenschutzkonform zu agieren. Die Geschwindigkeit, mit der sich technologische Entwicklungen vorantreiben, überfordert manchmal die rechtlichen Rahmenbedingungen. Viele Entwickler und Projektmanager konzentrieren sich primär auf Funktionalität und Benutzererlebnis, während Datenschutzfragen oft als nachrangig betrachtet werden. Doch gerade die Schnittstelle zwischen Technik und Recht birgt enormes Konfliktpotenzial, wenn die DSGVO nicht von Anfang an mitgedacht wird. Die Konsequenzen können gravierend sein, von Abmahnungen bis hin zu Imageschäden.
Die Herausforderungen reichen von scheinbar kleinen Details wie unzureichenden Cookie-Bannern bis hin zu grundlegenden Missverständnissen über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Selbst erfahrene Entwickler und Marketingexperten können in diese Fallen tappen, wenn sie nicht auf dem neuesten Stand sind oder die Komplexität der Verordnung unterschätzen. Die DSGVO ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der ständige Aufmerksamkeit und Anpassung erfordert. Es geht darum, eine Kultur des Datenschutzes zu etablieren, die tief in den täglichen Abläufen verankert ist.
Dieser Artikel soll als Leitfaden dienen, um die häufigsten Stolpersteine aus dem Weg zu räumen. Wir beleuchten, wo die Probleme liegen und wie Sie diese mit konkreten, umsetzbaren Schritten beheben können. Egal, ob Sie ein kleines Startup sind, das seine erste Webanwendung entwickelt, oder ein etabliertes Unternehmen, das seine Prozesse überprüfen möchte – finden Sie wertvolle Hinweise, um Ihre Datenverarbeitung DSGVO-konform zu gestalten.
1. Der ungezügelte Cookie-Banner-Marathon
Der Cookie-Banner ist oft das erste, was Nutzer auf einer Website sehen. Doch gerade lauern zahlreiche DSGVO-Fehler. Viele Banner sind so gestaltet, dass sie Nutzer zu einer schnellen Zustimmung verleiten, ohne ihnen echte Wahlmöglichkeiten zu bieten. Das bloße „Alles akzeptieren“-Feld, das prominent platziert ist, während die Ablehnungsoption versteckt oder umständlich zu finden ist, verstößt gegen das Prinzip der freien Willenserklärung. Die DSGVO verlangt eine informierte und ausdrückliche Zustimmung für nicht technisch notwendige Cookies. Ein Banner, das lediglich eine Option zur Weiterverwendung aller Cookies anbietet, ohne differenzierte Auswahlmöglichkeiten zu ermöglichen, ist somit problematisch.
Ungenaue Cookie-Informationen: Was steckt wirklich drin?
Ein häufiger Fehler ist, dass die Beschreibung der einzelnen Cookies in den Einstellungen des Banners entweder fehlt oder extrem vage gehalten ist. Nutzer müssen genau wissen, zu welchem Zweck welche Daten durch Cookies gesammelt werden. Informationen wie „zur Verbesserung der Nutzererfahrung“ sind oft zu allgemein und genügen den Transparenzanforderungen der DSGVO nicht. Es ist wichtig, detailliert aufzulisten, welche Daten erhoben werden (z.B. IP-Adresse, Surfverhalten, demografische Daten) und welchen Zweck dies erfüllt (z.B. personalisierte Werbung, Analyse des Nutzerverhaltens, Speicherung von Warenkörben).
Hierbei ist es entscheidend, dass die Informationen leicht verständlich formuliert sind und nicht in juristischer Fachsprache gehalten werden. Stellen Sie sich vor, Sie sind ein durchschnittlicher Nutzer, der keine Ahnung von Datenschutzrecht hat. Würden Sie die Erklärung verstehen? Wenn nicht, ist sie unzureichend. Die Transparenzpflicht nach Artikel 13 und 14 der DSGVO sieht vor, dass die betroffene Person über die Erhebung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden muss. Dies schließt die Art der gesammelten Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Speicherdauer ein.
Eine gute Praxis ist es, die Cookie-Einstellungen übersichtlich zu gestalten und beispielsweise zwischen notwendigen Cookies, Analyse-Cookies, Marketing-Cookies und funktionalen Cookies zu unterscheiden. Jede Kategorie sollte eine klare Beschreibung erhalten, was sie bewirkt. Eine hilfreiche Ressource für das Verständnis der Cookie-Grundlagen bietet die Seite der Europäischen Kommission zum Thema Datenschutz: Europäische Kommission – Datenschutz.
Der Irrtum der „notwendigen“ Cookies: Nicht alles ist erlaubt
Viele Betreiber von Websites sehen alle Cookies als „notwendig“ an, um sie von der Zustimmungspflicht auszunehmen. Dies ist jedoch ein weit verbreiteter Irrtum. Nur wirklich essentielle Cookies, die für die grundlegende Funktion der Website unerlässlich sind (z.B. Cookies zur Speicherung des Warenkorbinhalts in einem Online-Shop oder Cookies, die für die Sicherheit zuständig sind), fallen unter diese Kategorie. Cookies für Marketingzwecke, Webanalysetools oder Social-Media-Integrationen sind fast immer zustimmungspflichtig.
Die Abgrenzung zwischen notwendigen und nicht notwendigen Cookies ist eine Grauzone, die oft ausgenutzt wird. Eine Website, die einen Cookie verwendet, um zu speichern, dass ein Nutzer sich bereits für die Nutzung von Cookies entschieden hat, kann als notwendig angesehen werden. Sobald jedoch Cookies zur Verbesserung der Nutzererfahrung durch die Speicherung von Präferenzen (z.B. Spracheinstellung) oder zur Analyse des Nutzerverhaltens eingesetzt werden, ist eine explizite Zustimmung erforderlich. Diese Unterscheidung ist für die Einhaltung der DSGVO von zentraler Bedeutung, da sie direkte Auswirkungen auf die Art und Weise hat, wie Cookies eingesetzt werden dürfen.
Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie sich strikt an die Vorgaben halten und nur Cookies als notwendig einstufen, deren Fehlen die grundlegende Funktionalität der Website beeinträchtigt. Eine detaillierte Übersicht über die verschiedenen Arten von Cookies und ihre rechtliche Einordnung finden Sie beispielsweise auf den Webseiten des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit: Bundesbeauftragter für den Datenschutz – Cookies.
2. Die stiefmütterliche Behandlung von Datenschutzerklärungen
Die Datenschutzerklärung ist das Aushängeschild für Transparenz und Vertrauenswürdigkeit einer Website oder App. Dennoch wird sie oft als lästige Pflichtübung betrachtet und mit generischen Textbausteinen gefüllt, die wenig mit der tatsächlichen Datenverarbeitung zu tun haben. Dies ist ein gravierender Fehler, der gegen die Informationspflichten der DSGVO verstößt. Nutzer haben ein Recht darauf zu erfahren, welche personenbezogenen Daten von ihnen erhoben werden, warum dies geschieht, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte sie diesbezüglich haben.
Vage Formulierungen und fehlende Details: Der Teufel steckt im Detail
Eine Datenschutzerklärung, die allgemeine Phrasen wie „Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihnen unsere Dienste bereitzustellen“ verwendet, ohne spezifisch zu werden, genügt den Anforderungen nicht. Dies gilt insbesondere, wenn externe Dienste wie Analyse-Tools, Social-Media-Plugins oder Werbenetzwerke eingesetzt werden. müssen die genauen Zwecke der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlagen (z.B. Einwilligung, Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse) und die Empfänger der Daten klar benannt werden. Die DSGVO verlangt eine klare und verständliche Sprache, die für den durchschnittlichen Nutzer nachvollziehbar ist.
Stellen Sie sich vor, Sie verwenden ein Analyse-Tool, das das Surfverhalten der Nutzer aufzeichnet. In der Datenschutzerklärung muss nicht nur erwähnt werden, dass ein Analyse-Tool eingesetzt wird, sondern auch, welches Tool das ist, welche Daten konkret erhoben werden (z.B. IP-Adresse, besuchte Seiten, Verweildauer, Klicks) und zu welchem Zweck diese Daten aggregiert und ausgewertet werden (z.B. zur Optimierung der Website-Struktur, zur Identifizierung beliebter Inhalte). Auch die Speicherdauer dieser Daten sollte angegeben werden.
Eine ausgezeichnete Quelle für Muster und Orientierungshilfen zur Erstellung rechtskonformer Datenschutzerklärungen bietet die Seite des Datenschutzbeauftragter-Info.de, die viele relevante Aspekte abdeckt.
Fehlende Informationen zu Betroffenenrechten: Ihre Macht wird verschwiegen
Ein weiterer kritischer Punkt ist das Fehlen von Informationen über die Rechte der betroffenen Personen. Die DSGVO räumt Nutzern umfassende Rechte ein, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenn diese Rechte in der Datenschutzerklärung nicht aufgeführt und erklärt werden, wird die Transparenzpflicht verletzt. Nutzer müssen wissen, wie sie diese Rechte geltend machen können.
Konkret bedeutet dies, dass die Datenschutzerklärung klar darlegen muss, wie ein Nutzer beispielsweise Auskunft über die bei Ihnen gespeicherten Daten erhalten kann, wie er falsche Daten korrigieren lassen kann oder wann er die Löschung seiner Daten verlangen kann. Auch die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden, sowie die Möglichkeit, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, sollten erwähnt werden. Diese Informationen sind essenziell, um die Rechte der Nutzer vollständig zu erfüllen.
Die Information über Betroffenenrechte ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern stärkt auch das Vertrauen der Nutzer. Wenn sie wissen, dass sie die Kontrolle über ihre Daten haben und wie sie diese ausüben können, sind sie eher bereit, ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Eine umfassende Übersicht über die Betroffenenrechte gemäß DSGVO finden Sie direkt im Gesetzestext, der über das Bundesamt für Justiz zugänglich ist: DSGVO – Gesetzestext (PDF).
3. Kontaktformulare und E-Mail-Adressen: Datenlecks vorprogrammiert?
Kontaktformulare und E-Mail-Adressen sind grundlegende Kommunikationsmittel, doch gerade werden oft unbewusst DSGVO-Fehler gemacht. Viele Formulare sammeln mehr Daten als nötig, und die Weiterleitung von E-Mails an unberechtigte Personen ist ein reales Risiko. Die Verarbeitung von Daten, die über ein Kontaktformular übermittelt werden, erfordert eine klare Rechtsgrundlage und eine angemessene Sicherheit.
Übermäßige Datensammlung: Weniger ist oft mehr
Ein häufiger Fehler bei Kontaktformularen ist die Abfrage unnötiger persönlicher Daten. Felder wie „Geburtsdatum“, „Beruf“ oder „Firmenadresse“, wenn sie für die Beantwortung einer einfachen Anfrage nicht benötigt werden, sind ein klares DSGVO-Vergehen. Jede gesammelte Information muss einem legitimen Zweck dienen. Die DSGVO fordert eine Datenminimierung: Nur die Daten sollten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck absolut notwendig sind.
Wenn ein Nutzer beispielsweise nur eine Frage zu einem Produkt hat, reichen in der Regel und E-Mail-Adresse aus, um ihm antworten zu können. Die Abfrage zusätzlicher Informationen, nur „für den Fall“, dass sie später nützlich sein könnten, ist nicht zulässig. Dies erhöht nicht nur das Risiko bei einem Datenleck, sondern kann auch Nutzer abschrecken, die besorgt über den Umfang der von ihnen preisgegebenen Informationen sind. Die Faustregel lautet: Fragen Sie nur das, was Sie wirklich für die Bearbeitung der Anfrage benötigen.
Für die datenschutzkonforme Gestaltung von Formularen gibt es viele hilfreiche Anleitungen, beispielsweise von Datenschutz-Expertenseiten, die sich auf die praktische Umsetzung konzentrieren. Eine solche Ressource könnte aufzeigen, wie Checkboxen für Einwilligungen korrekt implementiert werden und welche Informationen über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Formularen bereitgestellt werden müssen.
Unsichere Datenübertragung und -speicherung: Das offene Tor
Sobald ein Nutzer Daten über ein Kontaktformular oder per E-Mail übermittelt, sind diese personenbezogen. Die Art und Weise, wie diese Daten übertragen und gespeichert werden, ist entscheidend. Wenn die Daten unverschlüsselt über das Internet gesendet werden, sind sie anfällig für das Abfangen. Ebenso ist die Speicherung dieser Daten in ungesicherten Systemen ein Risiko. Die DSGVO fordert geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten.
Dies bedeutet, dass Kontaktformulare über eine sichere Verbindung (HTTPS) übertragen werden sollten. Die eingehenden E-Mails sollten nur für die Dauer der Bearbeitung aufbewahrt und dann sicher gelöscht werden. Datenbanken, in denen die Anfragen gespeichert werden, müssen verschlüsselt und durch Zugriffsrechte geschützt sein. Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung dieser Sicherheitsmaßnahmen ist unerlässlich, um sich vor Datenlecks zu schützen.
Die Bedeutung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sicheren Speicherlösungen wird in den Richtlinien zur Datensicherheit immer wieder betont. Informationen zu diesen technischen Aspekten und Best Practices finden Sie auf den Webseiten von IT-Sicherheitsorganisationen, die sich mit der Absicherung von Datenübertragungen und -speichern beschäftigen.
4. Social-Media-Plugins: Der heimliche Datensammler
Buttons wie „Gefällt mir“, „Teilen“ oder eingebettete Feeds von sozialen Netzwerken sind auf vielen Websites zu finden. Was viele nicht wissen: Schon das Einbinden dieser Plugins kann dazu führen, dass Nutzerdaten an die Anbieter der sozialen Netzwerke übermittelt werden – oft ohne deren explizite Zustimmung und selbst dann, wenn der Nutzer den Button gar nicht anklickt. Dies ist ein klassischer Fall von DSGVO-Verletzung, da eine Datenübermittlung an Drittländer stattfindet, ohne dass die Nutzer ausreichend informiert sind oder zugestimmt haben.
Die Zwei-Klick-Lösung: Der Königsweg zur Zustimmung
Die einfachste und effektivste Methode, um DSGVO-konform mit Social-Media-Plugins umzugehen, ist die sogenannte „Zwei-Klick-Lösung“. Hierbei werden die Buttons zunächst nur als statische Grafiken angezeigt. Erst wenn der Nutzer aktiv auf den Button klickt, wird das Plugin geladen und die Verbindung zum sozialen Netzwerk hergestellt. Dies bedeutet, dass die Datenübermittlung erst dann erfolgt, wenn der Nutzer seine ausdrückliche Zustimmung durch den Klick signalisiert.
Diese Methode stellt sicher, dass die Datenverarbeitung erst nach einer aktiven Handlung des Nutzers beginnt. Wichtig ist dabei auch, dass die Datenschutzerklärung darüber aufklärt, dass durch den Klick auf den Button Daten an das jeweilige soziale Netzwerk übermittelt werden und welche Konsequenzen dies hat. Eine gute Praxis ist, dass der Nutzer vor dem Aktivieren des Plugins nochmals informiert wird, dass er damit der Übermittlung seiner Daten zustimmt.
Eine detaillierte Erklärung der Zwei-Klick-Methode und anderer Lösungsansätze finden Sie oft in Fachartikeln von datenschutzrechtlichen Beratungsunternehmen. Diese erläutern, wie solche Plugins integriert werden können, ohne die Privatsphäre der Nutzer zu verletzen.
Die Gefahr der automatischen Datenübertragung: Ein stiller Verrat
Viele Plugins sind so voreingestellt, dass sie beim Aufrufen einer Webseite automatisch Daten an den Anbieter des sozialen Netzwerks senden. Dies geschieht oft über Cookies, die im Browser des Nutzers gespeichert werden, oder über die Übermittlung der IP-Adresse. Selbst wenn der Nutzer nicht bei dem sozialen Netzwerk angemeldet ist, können so Rückschlüsse auf seine Identität gezogen und sein Surfverhalten verfolgt werden. Dies ist insbesondere problematisch, wenn die Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt werden, für die kein angemessenes Datenschutzniveau besteht.
Die Anbieter sozialer Netzwerke sammeln häufig Informationen über die besuchten Websites, die Dauer des Aufenthalts und die Interaktionen des Nutzers, um detaillierte Nutzerprofile zu erstellen. Diese Profile können dann für gezielte Werbung oder andere Zwecke genutzt werden. Die DSGVO verlangt jedoch, dass solche Datenverarbeitungen auf einer rechtmäßigen Grundlage beruhen, was bei automatischen Übertragungen durch Plugins oft nicht der Fall ist.
Die Notwendigkeit, die automatische Datenübertragung zu verhindern, wird in vielen Leitfäden zur DSGVO betont. Eine informative Ressource, die sich mit den technischen Aspekten und den rechtlichen Implikationen von Social-Media-Plugins beschäftigt, ist die Webseite des Verbraucherzentrale Bundesverband.
5. Mangelnde Transparenz bei der Datenverarbeitung durch Apps und Software
Die digitale Welt ist voller Apps
Autorin
